什么是文件全生命周期管理？

文件全生命周期管理是指对文件从起草、使用、存储到最终作废的整个过程进行系统化、规范化的管理，旨在确保文件的安全性、合规性、可用性和完整性，同时提高文件处理的效率和降低运营成本。

随着企业规模的不断扩张，业务量越来越大，积累的文件数据资产呈爆炸式增长，并分散在不同部门、不同分子公司。如何标准化且高效地管理这些文件资产，成为企业发展道路上的新挑战。文件全生命周期管理正是解决这个问题的关键。

睿展数据DMS体系文件管理系统严格遵循国际各类质量体系标准，构建文件全生命周期智能化管控体系，覆盖文件从新增、修订、审批、生效、到分发、签收、借阅、补发、复审、作废、回收的整个周期，全程流程化管理，帮助企业实现高效、合规、安全的体系文件管理。

DMS系统

文件全生命周期管理

文件处理

1、变更申请

文件发起新增/修订/作废前，需要进行文件变更申请。由申请人发起流程，经由文控部门及相关领导审批通过后，方可进行文件的新增/修订/作废。

2、文件新增

新文件的起草编制，系统支持成套新增（主文件、记录文件、关联文件），新增过程中可设置文件预览权限范围和分发范围，防止泄密。对于已有的旧文件，系统支持批量导入。

3、文件审批

用户根据文件类别预先设置文件审批流程，当文件发生变更时，系统自动触发相关审批流程。

4、文件修订

对现有的文件进行修改，生成新的版本，旧版本文件自动失效作废或留用。修订过程中，会保留历史版本记录和修订日志。

5、文件复审

根据法规要求和企业内部需求，定期对已生效的文件进行复审，审核文件是继续沿用还是修订或作废。

6、文件作废

对现有的文件进行作废处理，防止过时或错误的文件被误用。

文件台账

7、文件分类

企业的文件往往分为很多类型，比如：质量手册、程序文件、指导书、表单/记录文件、外来文件等。系统支持文件自定义分类，用户可根据管理需求，对不同的文件进行分类目录以及对应文件模版、编号规则、分发号规则、审批流程的预设。设置完成后，用户可在台账，分类、分层管理体系文件。

8、文件检索

为方便查询，系统提供关键词检索、限定字段检索等多种搜索方式，让用户能在海量文件里面快速找到需要的文件。

9、文件清单

台账界面，会清晰展示各类质量文件的信息，包括文件名称、编号、版本号、生效日期、文件状态、编制部门、编制人等等。

文件严格按照版本号进行控制。已生效的文件，用户可在权限范围内进行预览、查看及其它操作。当文件版本更新，失效版本自动归档，文件状态会自动更新。

文件应用

10、文件分发/签收

文件新增时设置分发范围，系统支持以个人、部门、公司等为单位指定分发。待文件发布后，文件自动分发，分发对象进行文件签收。

11、文件打印

将电子文档打印成纸质文档，一般由公司文件管理员操作打印，也可以将打印权限分配给签收人。打印过程中，系统会自动分配分发号。每份文件的分发号是唯一的，便于追溯文件的分发和回收情况，提高文件安全性和管理效率。

12、文件补发

纸质文件流转过程中可能出现丢失和损坏，需要重新补发。这个时候，系统支持对原分发号文件进行回收，并发起补发申请，流程审批后，生成的新分发号进行文件补发。

13、文件增发

文件发布后，需要增加分发对象时，需要进行增发申请，申请通过后，按照预定范围进行增发。

14、文件借阅

非权限范围内的人员可以对文件发起批量借阅的申请，流程审批通过后，可以在台账查看文件。当借阅时间到期后，系统会自动回收该权限。

15、文件回收

文件作废后，对纸质文件进行回收。用户可在文件回收模块标记文件的回收情况，做到收发平衡。

不同行业、组织和不同法规要求下的文件所经历的生命周期可能会有所不同，系统支持流程自定义配置，满足不同行业客户的需求。同时，系统具备强大的多业务系统集成能力，并支持集团化分级分权管控，更贴合集团企业的业务管理需求。

 总结 

通过睿展数据DMS体系文件管理系统，企业可以将不同来源和用途的文件整合起来，进行集中化、规范化、标准化管理，实现文件全生命周期管理闭环，让知识资产发挥更好的效用，也方便后期问题的追溯，帮助企业持续改进其流程和产品，以适应不断变化的客户需求和市场环境，为企业可持续发展奠定坚实基础。

目前，系统已成功应用在生物医药、能源电力、钢铁、电子元器件等众多领域，并获得客户的充分认可，享有良好的业界口碑。